A importância da gestão de excelência na oficina Mecânica Mato Grosso
Leila Cremon Martins de Oliveira
DOI: 10.5281/zenodo.11009842
INTRODUÇÃO
O presente trabalho está fundamentado nas práticas aplicadas durante o estágio realizado no ano de 2024/1, onde foi destacando as atividades administrativas desempenhadas dentro de uma empresa do ramo de mecânica de grandes veículos. O estágio foi realizado na empresa Mecânica Mato Grosso, sob a supervisão do proprietário.
A empresa conta com mecânicos auxiliares e o proprietário que é o profissional principal, além disso, toda a parte administrativa é feita também por ele. O foco da empresa é de manutenção e reparos em grandes veículos, com isso, a parte contábil dos serviços prestados são enviadas para uma empresa de contabilidade que faz todo esse processo.
O objetivo especifico do presente trabalho, fica sendo de entender como funciona o escritório administrativo e vivenciar suas atividades, sendo elas o controle de caixa (contas a pagar/receber), serviços bancários, cadastro de clientes, cobrança, envio de dados para a contabilidade, recebimento e conferência de peças, organização de documentos para cadastro, organização de estoque e outras como compras para uso e consumo e a limpeza e organização do ambiente.
A finalidade, portanto, do estágio é a de aprender o dia a dia administrativo das partes básicas de uma empresa, que num contexto geral, atua de forma simples e objetiva em cada área aprendida no decorrer do curso. Proporcionando assim, experiência e prática para futuros serviços, bem como, base de conhecimentos para atuar em qualquer empresa.
Principais Mercados
Atende veículos de grande porte (carretas e caminhões) sendo uma proporção maior de veículos da região de Alta Floresta, de empresas com frotas que mantêm a rotação de manutenção e reparos dos mesmos.
História da Empresa
A Mecânica Mato Grosso surgiu do sonho do proprietário de ter sua empresa própria, sempre trabalhou na área de mecânico, a princípio na cidade de Colider-MT, onde cresceu e viveu até seus 22 anos, mudou-se para Alta Floresta-MT e continuou exercendo sua profissão.
Diante disso, surgiu a oportunidade de montar uma sociedade com um amigo, foram quatro anos de aprendizado, conhecimento, estruturação de uma carteia de clientes, compreensão de como funcionava o mercado da cidade, enfim, até que o outro sócio da empresa decidiu mudar de ramo e veio a oportunidade de tocar o negócio sozinho.
A empresa foi transferida de endereço e construída do zero, iniciou os trabalhos no ano de 2011, e foi se estabelecendo no mercado com clientes que já conheciam os serviços do proprietário.
Com o decorrer do tempo, foram sendo feitas melhorias, tanto em sua estrutura quanto em sua parte administrativa. O proprietário sempre fez toda essa área administrativa da empresa e em grande parte tem o apoio da contabilidade.
Atende hoje um nicho de clientes que já estão fidelizados, já conhecem o trabalho competente e responsável oferecido. Muitas frotas de grandes empresas que constituem o nicho de frigoríficos e transporte de grãos são um dos exemplos.
A empresa conta hoje com materiais e ferramentas de qualidade, com garantia de execução dos serviços com a mais alta qualidade, profissionais competentes, preza por qualidade e confiança na execução de cada serviço prestado.
O ramo de atuação da mesma, gira em torno de manutenção e reparos de grandes veículos, sendo eles na área de suspensão, sistema de freio, embreagem, sistema pneumático, câmbio, diferencial e válvulas. Proporcionando um alto fluxo de grandes veículos principalmente em períodos designados como safra, uma vez que, estes se mantêm em alta rotatividade, ocasionando na necessidade de reparos com mais frequência.
Destaca-se a dificuldade na região de haver profissionais capacitados, com conhecimento necessário para atuarem na área. Caso houvessem mais pessoas aptas ao trabalho, consequentemente o fluxo de clientes, demanda e todas as outras áreas que crescem uma empresa, estariam também sendo alavancadas.
Além disso, outros fatores externos também causam impacto na empresa, cuja demanda, crescimento e formas de trabalho estão ligadas diretamente, como os impostos, a demanda de grãos, madeiras, combustíveis, alimentos e transporte animal. De acordo com o giro do mercado, ocasiona a alta ou a baixa rotatividade de veículos.
Ainda que, exista uma variação principalmente anual, consequente do mercado financeiro, que rege exportações e afins, há sempre clientes em busca de serviços de qualidade na região.
No ano de 2024 a empresa fará 13 anos no comércio local, proporcionando fidelização e estabilidade, com planos promissores para atender cada vez melhor os clientes, observando sempre a sustentabilidade e a valorização do comércio local.
PESQUISA BIBLIOGRÁFICA
O estágio curricular proporciona ao discente a oportunidade de se aprofundar, aprimorar e entender como aplicar o contexto estudado ao longo da jornada acadêmica, de forma prática.
BRASIL 2008 cita que a prática do estágio supervisionado se estabeleceu com a finalidade de proporcionar uma melhor qualificação na atuação dos profissionais que estão se preparando para exercer a sua profissão no mercado de trabalho. Nesse sentido, percebe-se que esse estágio está configurado como obrigatório para os cursos de formação superior, incluído principalmente os de formação docente, que segue uma proposta educativa, pautada na Lei de n°. 11.788, de 25 de setembro de 2008.
Dentro dessa realidade, o estágio realizado na mecãnica, trouxe um embasamento administrativo principalmente da parte de finanças, controle de fluxo de caixa e a organização.
Hindle em 2002, citou os primeiros conceitos de planejamento e estratégia, embora nem reconhecidos como tais, devem provavelmente ter surgido ainda na pré-história, entre as primitivas donas de casa, que precisavam, de certa forma, ter certos conhecimentos de planejamento. O autor cita sobre a necessidade de armazenamento dos alimentos e que era necessário programar o término do preparo da refeição para o momento em que o parceiro estivesse no local, assim como, enviar os filhos para coletar gravetos e tirar leite. Com isso, eram desenvolvidos os conceitos que hoje se conhece por planejamento, controle de orçamento, estoque, produção, logística, etc.
Nesse aspecto, foram realizadas atividades dentro da empresa cujas funções eram limpeza e organização do ambiente e manutenção do fluxo de caixa. O autor Brasil (2016) cita que o fluxo de caixa é a projeção das entradas e saídas de recursos financeiros para determinado período. Além de cobranças, cadastro, manutenção do estoque e serviços gerais.
A limpeza do ambiente é feita por todos os funcionários, consiste nos cuidados com a aparência e higiene da oficina, do meio ambiente e das pessoas envolvidas. A conscientização de todos com a manutenção e limpeza do ambiente vai contribuir para evitar muitos desperdícios de tempo e dinheiro.
Quando o fluxo dos trabalhos internos estão bem definidos e organizados é possível perceber o aumento significativo da rentabilidade da oficina, pois ao saber quais ações devem ser priorizadas é possível gerir melhor o tempo da equipe. Todos esses procedimentos juntos não vão adiantar nada se sua equipe não estiver envolvida. Seus funcionários são uma parte importantíssima do seu sucesso, e não é diferente com a organização, é o que cita Texaco (2024).
Os serviços administrativos, são todos feitos pelo proprietário cujas atividades realizadas são a de alimentar os dados no sistema para cadastro de novos clientes, lançamento de novas peças, serviços prestados pela oficina, bem como controle do contas a pagar e contas a receber, determinando o fluxo de caixa da empresa, com isso, envolve a cobrança de dividendos por meio de ligações e mensagens via WhatsApp.
O controle e organização do estoque é feito de forma simples, uma vez que na empresa não acontece a venda de peças e/ou algum tipo de item que auxilie na manutenção e reparo do veículo. Sendo assim, são organizadas as ferramentas em suas caixas, bancadas e painéis, conforme sua categoria. Bem como descartes, peças inutilizadas que devem ser descartadas em locais específicos devido o seu potencial de poluição do ambiente, além de itens que deverão ser enviados para reciclagem. Tudo isso acontece diariamente, para que não fique um ambiente desorganizado e passível de transtornos com órgãos de fiscalização.
O cadastro de clientes é feito para que em todos os atendimentos, sejam lançados os dados do veículo, bem como a manutenção realizada, qual foi o mecânico que realizou o procedimento e a forma de pagamento.
Manter o controle e automação dos processos colaboram para uma boa organização administrativa. Isso inclui o uso de software que permita o controle de estoque, faturamento, agendamento de serviços e outras funções importantes para a oficina. os softwares que são grandes aliados no momento de gerenciar a empresa.
Esse recurso permite que as operações sejam vistas de forma estratégica, possibilitando de forma mais assertiva como controle financeiro, margem de lucros, controle de estoque, fornecedores, carteia de clientes entre outras. O software utilizado é o da empresa Ecocentauro Sistemas Inteligentes, imagem nos anexos.
Através desse software são feitos os lançamentos dos dados cadastrais dos clientes, todos os serviços executados na oficina, possibilitando fazer o controle do contas a receber, além de contas a pagar e dados dos funcionários como comissões de cada serviço executado. Quando há a necessidade da emissão de nota fiscal, emissão de guias, taxas e impostos, esse serviço é solicitado ao escritório de contabilidade que presta serviço para a empresa.
Para uma oficina mecânica, os softwares destinados ao controle de clientes (CRM), dos processos internos (ERP) e especialmente das finanças e do estoque são extremamente recomendados. O ideal é procurar sempre por alguma ferramenta que satisfaça as suas necessidades e se encaixe no perfil do seu negócio (CHIPTRONIC, 2023).
Com uma gestão automatizada, é possível reduzir o tempo gasto em tarefas administrativas e aumentar a produtividade para focar em estratégias e outras atividades mais importantes.
Diante do cenário de funcionários, têm-se a necessidade de profissionais capacitados para atender a empresa, essa é uma deficiência que existe dentro do cenário geral das mecânicas da cidade.
Chiptronic, 2023 cita que é essencial apostar no treinamento das equipes para melhorar o nível de atendimento e otimizar os processos internos. Dessa forma, todos os setores produzirão muito mais, conquistando facilmente o público.
Os profissionais precisam atender ás demandas dos clientes, saber como se utiliza as ferramentas, conhecer os veículos e seus setores, isso é fundamental para que não exista uma sobrecarga de serviços no profissional que é capacitado, não haja risco de entregar um serviço mal feito e que leva a insegurança e riscos de acidente, além de que, uma manutenção ou reparo feito de forma correta e segura, garante a qualidade, indicação de clientes e mantém o bom nome da empresa.
Nesse contexto, foram observados alguns pontos de melhora na empresa, que são a introdução de treinamentos e padronização de alguns processos, além disso a área administrativa precisa ter um profissional específico, para que não haja sobrecarga de função para o proprietário, isso facilitaria e proporcionaria a independência de terceiros e garantiria maior agilidade.
CONCLUSÃO
O estágio foi primordial para identificação e conhecimento sobre a prática da administação e seus processos básicos, além das formas de agir e conduzir os setores da empresa visando os melhores resultados.
No decorrer dos dias fomos priorizando padronização de alguns pontos que identificamos que seriam benéficos, como a limpeza e organização sendo feita por todos os funcionários, bem como definir as responsabilidades de cada colaborador a fim de facilitar e otimizar tempo e dinheiro.
Além disso, existe a necessidade de investir em bons funcionários para que não haja rodízio, gerando demanda de tempo para treinamento e custos. Há uma ausência grande de bons mecânicos, capacitados, que desempenhem sua função de forma mais ágil e com qualidade. Como também de um profissional específico para a área administrativa, para que não haja a sobrecarga de funções ao proprietário da empresa.
Num contexto geral, tudo isso servirá para que as demandas e desenvolvimento dos processos do cotidiano sejam mais facilitadores, melhor distribuição de funções, bem como, eficiência e bons resultados em cada processo que constitui a empresa.
REFERÊNCIAS
BRASIL, ADMINISTRA. Disponível em: https://administrabrasil.com.br/wp-content/uploads/2016/07/CURSO-FLUXO-DE-CAIXA.pdf. 2016.
CHIPTONIC. Disponível em: https://chiptronic.com.briblog/4-dicas-essenciais-sobre-administracao-de-oficinas-mecanicas.
HINDLE, Tim. Tudo sobre administração. São Paulo: Editora Nobel, 2002.
TEXACO. Gestão do fluxo de serviços da oficina mecânica. Rede Texaco. S.d. Disponível em: https://blog.texaco.com.br/havoline/gestao-do-fluxo-de-servicos/.